Как выбрать онлайн-кассу
Как выбрать онлайн-кассу
Что говорит закон
Требования к наличию и применению онлайн-касс определены законом № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Он предписывает почти всем предпринимателям и юридическим лицам использовать контрольно-кассовую технику и передавать данные в Федеральную налоговую службу (ФНС) в режиме реального времени.
Некоторые предприниматели освобождаются от обязанности применения кассового аппарата. Основные направления бизнеса, которым разрешено не применять кассовую технику:
- выездная торговля на ярмарках, выставках, и аналогичных территориях;
- продажа периодических газет и журналов;
- продажа воды, мороженого и безалкогольных напитков в киосках;
- сезонная продажа фруктов и овощей;
- ремонт обуви и изготовление ключей;
- сдача в аренду собственных жилых помещений;
- индивидуальное предпринимательство на патентной системе.
Полный список юрлиц и ИП, освобожденных от применения кассы содержится в ст. 2 закона № 54-ФЗ.
Выбираем кассу
В первую очередь нужно решить – покупать или арендовать кассовый аппарат, выбрать его модель и фискальный накопитель для него. От этого зависит конечная стоимость техники.
Разные виды бизнеса предполагают наличие соответствующего кассового аппарата:
- стационарная касса для офлайн-деятельности;
- облачная для онлайн-бизнеса.
Стационарные онлайн-кассы применяют при личном контакте с клиентами, когда они сами приходят купить товар. Такие кассы устанавливают в стационарных магазинах, пунктах выдачи заказов с оплатой или в офисах, где предусмотрена оплата. Для этого варианта можно купить кассовый аппарат или взять его в аренду.
Облачной кассой предприниматели пользуются посредством удаленного доступа, который дается на условиях аренды. Оплату аренды производят ежемесячно. По сути облачная касса является приложением на компьютере или мобильном устройстве и применяется для дистанционных расчетов за покупки.
Применение онлайн-кассы невозможно без фискального накопителя (ФН). Он служит для хранения информации обо всех проведенных расчетах. Накопитель привязан к конкретному кассовому аппарату, вместе с которым он регистрируется в ФНС. Если предприниматель меняет кассовые аппарат то и накопитель придется покупать заново и регистрировать в налоговой.
В зависимости от срока действия фискальные накопители бывают на 15 и 36 месяцев. Какой из них выбрать – зависит от вида деятельности, масштаба бизнеса и системы налогообложения.
ФН на 15 месяцев подходит:
- ИП с общей системой налогообложения ОСНО;
- ИП с большим количеством продаж (более 200 чеков в день);
- ИП, торгующим подакцизными товарами (табак, алкоголь, лекарства).
ФН на 36 месяцев подходит:
- всем ИП, работающим в сфере услуг;
- всем ИП на спецрежимах (упрощенная система налогообложения, патентная система, единый сельскохозяйственный налог).
Существуют виды предпринимательства, при которых можно использовать фискальные накопители и на 15, и на 36 месяцев. Это:
- Сезонный бизнес. В случаях, когда ИП ведет сезонную работу или торговлю с небольшим количеством чеков и без подакцизных товаров.
- Отдаленная местность. Из-за труднодоступной связи ИП работает с автономной кассой.
- Общая система налогообложения + спецрежимы. Когда ИП совмещает общий и специальный налоговые режимы.
При использовании фискального накопителя есть свои нюансы. Если в налоговую инспекцию передается очень много информации, памяти накопителя может не хватить на установленный срок. В этом случае его придется заменить и снова зарегистрировать в ФНС.
Покупать или арендовать
Помочь выбрать способ приобретения кассы может учет всех сопутствующих расходов.
При покупке стационарной кассы ИП придется:
- приобрести кассовый аппарат и фискальный накопитель;
- оплатить регистрацию в налоговой и настройку программного обеспечения (ПО);
- ежемесячно оплачивать услуги связи, ПО и оператора фискальных данных (ОФД);
Аренда стационарной кассы потребует:
- приобретения ФН и оплаты за подключение и настройку;
- ежемесячной оплаты аренды кассового аппарата, услуг связи, ОФД и ПО.
В случае установки облачной кассы ИП должен будет:
- приобрести фискальный накопитель и оплатить его регистрацию в ФНС;
- ежемесячно оплачивать услуги связи, ОФД и ПО.
Еще один вариант – работа с платежным агентом. Это юрлицо или ИП, который принимает платежи в пользу третьей стороны. В этом случае не придется ничего приобретать, поскольку платежный агент сам передает чеки клиентам. За свои услуги он берет комиссию – не более 5% от суммы всех платежей.